PDPC_Consult-45

เรื่อง บริษัท W ขอหารือเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อมูลการรักษาพยาบาลเพื่อเบิกจ่ายเงิน สวัสดิการ

ข้อกฎหมาย

1. พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒
   มาตรา ๑๙ วรรคสี่และวรรคหก มาตรา ๒๓ (๒) มาตรา ๒๔ และมาตรา ๒๖ (๕) (ค)

2. พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. ๒๕๑๘ และที่แก้ไขเพิ่มเติม
   มาตรา ๑๙

3. พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑ และที่แก้ไขเพิ่มเติม
   มาตรา ๓๒ มาตรา ๓๓ มาตรา ๔๑ และมาตรา ๔๒

4. พระราชกฤษฎีกาเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาล พ.ศ. ๒๕๕๓ และที่แก้ไขเพิ่มเติม

ข้อหารือ

บริษัท W ในฐานะนายจ้างที่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับสุขภาพของพนักงานเพื่อการเบิกจ่ายสวัสดิการค่ารักษาพยาบาล อันเนื่องมาจากข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างที่เกิดจากข้อเรียกร้องของพนักงาน โดยพนักงานส่วนใหญ่ของบริษัทเข้าเป็นสมาชิกสหภาพแรงงานแห่งหนึ่งตามสิทธิที่กำหนดไว้ในพระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. ๒๕๑๘ เพื่อให้สหภาพแรงงานนั้นเป็นตัวแทนของพนักงานในการยื่นข้อเรียกร้องเกี่ยวกับสภาพการจ้างในด้านต่าง ๆ ต่อบริษัท W เช่น เงินเดือน โบนัส และสวัสดิการ ซึ่งรวมถึงสวัสดิการช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาลด้วย โดยในปัจจุบัน พนักงานมีสิทธิได้รับเงินช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาลตามสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลที่เกิดจากข้อเรียกร้องเกี่ยวกับสภาพการจ้างทั้งสิ้น ๒ ประเภท คือ ๑. โรคทั่วไป ๒. โรคร้ายแรง เช่น โรคมะเร็ง โรคเบาหวาน โรคเกี่ยวกับเส้นเลือดในสมอง ฯลฯ ตามจำนวนค่ารักษาพยาบาลที่เกิดขึ้นจริง แต่ไม่เกินวงเงินที่กำหนดต่อคนต่อปี ซึ่งพนักงานที่ประสงค์จะใช้สิทธิสวัสดิการช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาล ต้องยื่นเอกสารหลักฐานเพื่อแสดงว่า ค่าใช้จ่ายที่นำมาเบิกเป็นค่ารักษาพยาบาลจริง ๒ รายการ ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท W คือ ๑. ใบรับรองแพทย์ที่ระบุชื่อโรคหรืออาการเจ็บป่วย และ ๒. ใบเสร็จรับเงินค่ารักษาพยาบาล จากนั้น เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะตรวจสอบข้อมูลจากเอกสารที่ยื่นว่า ถูกต้อง แล้วบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลของบริษัท W หลังจากนั้น บริษัท W จะจ่ายเงินโดยโอนเข้าบัญชีของพนักงานพร้อมกับเงินเดือนในแต่ละงวด และลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายซึ่งถือเป็นต้นทุนที่ต้องนำไปคำนวณเพื่อเสียภาษี ส่วนเอกสารที่พนักงานยื่นเพื่อขอเบิก บริษัท W ต้องเก็บรักษาไว้เพื่อให้เจ้าหน้าที่กรมสรรพากรตรวจสอบ ทั้งนี้ การลงบันทึกค่าใช้จ่ายและการเก็บหลักฐานไว้ให้ตรวจสอบ เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในประมวลรัษฎากร โดยบริษัท W จะเก็บเอกสารไว้เป็นเวลา ๑๐ ปี นับจากจ่ายเงินช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาล ตามอายุความที่กรมสรรพากรมีอำนาจประเมิน หลังจากนั้น จะลบท่าลายเอกสารที่เกี่ยวข้อง รวมถึงลบข้อมูลออกจากโปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคล โดยบริษัท W ได้พิจารณาว่า การจ่ายเงินช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาลต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสุขภาพของพนักงานซึ่งต้องขอความยินยอมจากพนักงานด้วย บริษัท W จึงได้แจ้งรายละเอียดตามมาตรา ๒๓ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ พร้อมทั้งจัดทำแบบฟอร์มขอความยินยอมจากพนักงาน โดยแสดงเหตุผลความจำเป็นที่ต้องขอความยินยอม และระบุไว้ด้วยว่าหากพนักงานไม่ให้ความยินยอม บริษัท W จะไม่สามารถจ่ายเงินช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาลให้ได้ แต่มีพนักงานไม่ให้ความยินยอม พร้อมได้แย้งว่า การเก็บรวบรวมข้อมูลในกรณีนี้

เป็นกรณีเข้าข้อยกเว้นตามที่กำหนดไว้ในมาตรา ๒๖ (๕) (ค) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ เพราะบริษัท W มีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง ดังนั้น บริษัท W จึงต้องจ่ายเงินช่วยเหลือให้ พนักงานโดยไม่ต้องขอความยินยอม และหากบริษัท W ไม่ยอมจ่ายเงินช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาล ก็จะถือว่ามีความผิด ตามพระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. ๒๕๑๘ บริษัท W จึงขอหารือในประเด็น ดังนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลตามข้อเท็จจริงดังกล่าว ถือเป็นกรณีเข้าข้อยกเว้นที่ไม่ต้อง ขอความยินยอม หรือไม่

2. หากไม่เข้าข้อยกเว้น แต่พนักงานไม่ให้ความยินยอมในการเก็บรวบรวมข้อมูล และยืนยันว่า บริษัท W ต้องจ่ายเงินช่วยเหลือค่ารักษาพยาบาลตามข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง บริษัท W จะต้องดำเนินการอย่างไร

ความเห็น

คณะอนุกรรมการตอบข้อหารือและให้คำแนะนำในการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครอง ข้อมูลส่วนบุคคล ในคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ได้พิจารณาข้อหารือดังกล่าวแล้วมีความเห็น ดังนี้

ประเด็นตามข้อหารือที่ ๑ เห็นว่า พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ บัญญัติเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลว่า ต้องมีฐานทางกฎหมายตามที่บัญญัติไว้ในมาตรา ๒๔ หรือมาตรา ๒๖ แล้วแต่กรณี ซึ่งความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นฐานทางกฎหมายหนึ่งที่ผู้ควบคุม ข้อมูลส่วนบุคคลสามารถใช้เพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลได้ หากไม่เข้าข้อยกเว้นตามมาตรา ๒๔ หรือมาตรา ๒๖ แล้วแต่กรณี บริษัท W จะต้องขอความยินยอมโดยชอบด้วยกฎหมายจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ตามมาตรา ๑๙ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ ดังนั้น เมื่อบริษัท W มีการเก็บรวบรวม ข้อมูลจากใบรับรองแพทย์ที่ระบุชื่อโรคหรืออาการเจ็บป่วย ซึ่งเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลตามสิทธิสวัสดิการของพนักงาน ซึ่งเป็นการปฏิบัติเพื่อให้เป็นไปตามข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างตามพระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. ๒๕๑๘ และที่แก้ไขเพิ่มเติม บริษัท W จะต้องพิจารณาว่า การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับ ข้อมูลสุขภาพดังกล่าว เป็นกรณีที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมโดยชัดแจ้งตามมาตรา ๒๖ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ หรือไม่ โดยมาตรา ๒๖ (๕) (ค) กำหนดข้อยกเว้น ในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพที่ไม่ต้องขอความยินยอมโดยชัดแจ้ง ในกรณีที่เป็น การจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎหมายเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ฯลฯ ซึ่งในการดำเนินงาน ของนายจ้าง นายจ้างย่อมมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน กฎหมายว่าด้วยแรงงานสัมพันธ์ หรือกฎหมายว่าด้วยแรงงานรัฐวิสาหกิจสัมพันธ์ในกรณีของรัฐวิสาหกิจ และข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างจะมีผลผูกพันนายจ้างและลูกจ้างที่เกี่ยวข้องตามมาตรา ๑๙ แห่งพระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. ๒๕๑๘ ด้วยเหตุนี้ หากบริษัท W ในฐานะนายจ้างเห็นว่า การเก็บรวบรวม ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลตามสิทธิสวัสดิการ ของพนักงานดังกล่าว เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างและมีผลผูกพันบริษัท W ในฐานะนายจ้าง และลูกจ้างตามกฎหมายว่าด้วยแรงงานสัมพันธ์ จึงเป็นการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เกี่ยวกับ การคุ้มครองแรงงาน บริษัท W ก็สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวได้โดยไม่ต้อง

ขอความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ตามมาตรา ๒๖ (๕) (ค) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒

ตัวอย่างอื่นของการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพ ที่จะได้รับยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล เนื่องจากถือเป็นการจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎหมาย เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ตามนัยมาตรา ๒๖ (๕) (ค) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ ย่อมรวมถึงกรณีที่นายจ้างเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพ เพื่อพิจารณาให้ลูกจ้างลาป่วยตามสิทธิหรือการให้ลูกจ้างแสดงใบรับรองแพทย์ประกอบการลาป่วยตามสิทธิ ตามมาตรา ๓๒ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือเพื่อพิจารณาให้ลูกจ้างลาเพื่อทำหมัน และลาเนื่องจากการทำหมันตามสิทธิ ตามมาตรา ๓๓ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือเพื่อพิจารณาให้ลูกจ้างซึ่งเป็นหญิงมีครรภ์ลาเพื่อคลอดบุตรตามสิทธิ ตามมาตรา ๔๑ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑ ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ ๗) พ.ศ. ๒๕๖๒ หรือเพื่อพิจารณาให้ลูกจ้างซึ่งเป็นหญิงมีครรภ์ที่มีใบรับรองแพทย์มาแสดงว่าไม่อาจทำงานในหน้าที่เดิมต่อไปได้ เปลี่ยนงานในหน้าที่เดิมเป็นการชั่วคราวก่อนหรือหลังคลอดได้ ตามมาตรา ๔๒ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑

อนึ่ง คณะอนุกรรมการตอบข้อหารือฯ มีข้อสังเกตเพิ่มเติมว่า คำว่า “สวัสดิการเกี่ยวกับ การรักษาพยาบาลของผู้มีสิทธิตามกฎหมาย” ตามมาตรา ๒๖ (๕) (ค) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ ครอบคลุมเฉพาะสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ และบุคคลอื่น ที่เป็น “ผู้มีสิทธิ” ตามกฎหมาย ซึ่งรวมถึงผู้มีสิทธิได้รับเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลสำหรับตนเอง และบุคคลในครอบครัวของตนตามพระราชกฤษฎีกาเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาล พ.ศ. ๒๕๕๓ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งออกโดยอาศัยอำนาจตามความในกฎหมายว่าด้วยการกำหนดหลักเกณฑ์เกี่ยวกับ การจ่ายเงินบางประเภทตามงบประมาณรายจ่าย ตลอดจนสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลหรือสวัสดิการ สุขภาพของข้าราชการ เจ้าหน้าที่ พนักงาน ลูกจ้าง และผู้ปฏิบัติงานประเภทต่าง ๆ ของส่วนราชการ องค์การมหาชน และหน่วยงานของรัฐทุกประเภทที่มีหน้าที่และอำนาจตามกฎหมายอื่นในการจัดสวัสดิการเกี่ยวกับ การรักษาพยาบาลหรือสวัสดิการสุขภาพแก่บุคลากรของตน ตลอดจนบุคคลในครอบครัวของผู้นั้นด้วย แต่ไม่ครอบคลุมการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพของพนักงานของหน่วยงานเอกชนที่ไม่ได้ เป็นผู้มีสิทธิตามกฎหมาย เช่น กรณีที่บริษัท W หารือมา

ประเด็นตามข้อหารือที่ ๒ เห็นว่า เมื่อได้พิจารณาในประเด็นตามข้อหารือที่ ๑ แล้วว่า การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพของบริษัท W ในฐานะนายจ้าง เพื่อใช้ประกอบการ พิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลตามสิทธิสวัสดิการของพนักงานดังกล่าว เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเกี่ยวกับ สภาพการจ้างและมีผลผูกพันบริษัท W ตามกฎหมายว่าด้วยแรงงานสัมพันธ์ จึงถือเป็นการดำเนินการที่จำเป็น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน และสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวได้ โดยไม่ต้องขอความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ตามมาตรา ๒๖ (๕) (ค) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ จึงไม่ต้องตอบข้อหารือในประเด็นนี้อีก

อย่างไรก็ตาม คณะอนุกรรมการตอบข้อหารือฯ มีข้อสังเกตเพิ่มเติมว่า ในกรณีที่นายจ้างจัด ให้มีสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลหรือสวัสดิการสุขภาพที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเกี่ยวกับ

สภาพการจ้างที่มีผลผูกพันนายจ้างและลูกจ้างตามกฎหมายว่าด้วยแรงงานสัมพันธ์ จึงไม่ใช่กรณีที่เป็นการจำเป็น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ตามมาตรา ๒๖ (๕) (ค) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพเพื่อวัตถุประสงค์เกี่ยวกับ การพิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลตามสวัสดิการดังกล่าว จะต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของ ข้อมูลส่วนบุคคล แต่นายจ้างอาจพิจารณาว่า ข้อมูลส่วนบุคคลที่จะเก็บรวบรวมดังกล่าว เช่น ข้อมูลตามใบรับรองแพทย์ ที่ระบุชื่อโรคหรืออาการเจ็บป่วย มีความจำเป็นสำหรับการดำเนินการเพื่อพิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลตาม สวัสดิการของพนักงานหรือไม่ เพียงใด หากเห็นว่ามีความจำเป็นและสมควร ก็สามารถพิจารณากำหนดเงื่อนไขว่า ในการยื่นเบิกค่ารักษาพยาบาลตามสวัสดิการ พนักงานของบริษัท W จะต้องให้ความยินยอมในการเก็บรวบรวม ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว มิฉะนั้น บริษัท W จะไม่สามารถพิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล ตามสวัสดิการนั้นได้ เนื่องจากการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวของบริษัท W มีความจำเป็นและเกี่ยวข้อง สำหรับการพิจารณาเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลตามสวัสดิการ ซึ่งเป็นไปตามมาตรา ๑๘ วรรคสี่ แห่งพระราชบัญญัติ คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ ที่บัญญัติว่า ในการเข้าทำสัญญาซึ่งรวมถึงการให้บริการใด ๆ ต้องไม่มี เงื่อนไขในการให้ความยินยอมเพื่อเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่มีความจำเป็นหรือเกี่ยวข้อง สำหรับการเข้าทำสัญญาซึ่งรวมถึงการให้บริการนั้น ๆ ดังนั้น ในกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลพิจารณาแล้ว เห็นว่า การเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลในเรื่องใด มีความจำเป็นหรือเกี่ยวข้องสำหรับการเข้าทำ สัญญาซึ่งรวมถึงการให้บริการ ก็อาจกำหนดเงื่อนไขในการให้ความยินยอมเพื่อเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูล ส่วนบุคคลดังกล่าว ในการเข้าทำสัญญาซึ่งรวมถึงการให้บริการนั้น ๆ ได้ ทั้งนี้ เนื่องจากในบางกรณี การเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา ๒๖ แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ ที่ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล มีความจำเป็นสำหรับการเข้าทำ สัญญาหรือการให้บริการบางอย่าง เช่น กรณีการสมัครทำสัญญาประกันสุขภาพ ในกรณีที่เงื่อนไขของสัญญา จะต้องมีการตรวจสอบสุขภาพก่อน หรือกรณีการสมัครใช้บริการแอปพลิเคชันเก็บรวบรวมข้อมูลสุขภาพของตนเอง ซึ่งในกรณีเหล่านี้ เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องให้ความยินยอมในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูล ส่วนบุคคลเกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพ เป็นส่วนหนึ่งของเงื่อนไขในการเข้าทำสัญญาหรือการให้บริการ มิฉะนั้นก็จะไม่ สามารถเข้าทำสัญญาหรือการให้บริการนั้นได้ และการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลในกรณีดังกล่าว ก็เป็นกรณีที่มีความจำเป็นหรือเกี่ยวข้องสำหรับการเข้าทำสัญญาหรือการให้บริการนั้น แต่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล จะต้องแจ้งถึงผลกระทบที่เป็นไปได้จากการไม่ให้ข้อมูลส่วนบุคคล หรือการถอนความยินยอม ให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ทราบในการขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลหรือการแจ้งวัตถุประสงค์และรายละเอียดในการเก็บรวบรวม ข้อมูลส่วนบุคคลให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบด้วย ตามนัยมาตรา ๒๓ (๒) และมาตรา ๑๘ วรรคหก แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒ รวมทั้งควรแจ้งเหตุผลความจำเป็นที่ต้องขอความยินยอม โดยกำหนดเป็นเงื่อนไขของการใช้สิทธิสวัสดิการในการเบิกค่ารักษาพยาบาล เพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจ ในการดำเนินการเรื่องนี้ให้ชัดเจนก่อนหรือขณะเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวด้วย